Digitale Diktiergeräte: Workflowoptionen ja oder nein?

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Workflowoptionen ja oder nein?

Professionelle digitale Diktiergeräte kommen mit einer Software, die den Austausch der Diktatdateien im Netzwerk ganz automatisch im Hintergrund ablaufen lässt. Falls Sie allein oder nur für eine Sekretärin arbeiten, brauchen Sie dies womöglich nicht. "Workflow" ist ein ebenso häufig verwendeter wie unpräziser Anglizismus, den wir hier in Bezug auf digitale Diktiergeräte nur einmal ganz kurz umreißen wollen. Den von uns vorgestellten Diktiergeräten liegt jeweils eine Software bei, die Kontakt mit dem Diktiergerät aufnimmt, die Dateien herunterlädt, deren Nachbearbeitung ermöglicht, womöglich deren Verteilung an andere Arbeitsplätze in Ihrem Firmennetz übernimmt oder die Diktate an eine optionale Spracherkennungssoftware weiterleiten kann. Schon die Verbindung von einem Diktierarbeitsplatz mit dem Schreibarbeitsplatz der Sekretärin stellt das kleinste denkbare "Diktiersystem" dar. Wir sind der Meinung, dass man hier eine Entscheidung einfach anhand der mit Diktieren beschäftigten Arbeitsplätze über den Daumen peilen kann. Wenn Sie beispielsweise Ihr Diktiergerät nur für Ihre Spracherkennungssoftware brauchen, oder Sie mit maximal 2-3 Mitstreitern für eine oder zwei Sekretärinnen diktieren, die Ihre Diktate dann in Schrift verwandeln, brauchen Sie in aller Regel keine weiteren Ordnungs- und Klassifizierungsmerkmale - auf "Workflow" können Sie in diesen Fällen verzichten. Anders sieht die Sachlage aus, wenn Ihre Sekretärinnen Diktate von vielen Diktierern, womöglich an verschiedenen Standorten und aus verschiedenen Quellen (Email, FTP, Netzwerkordner) erhalten. In solchen Fällen sind Merkmale, die der Diktatdatei beigefügt werden, unverzichtbar damit die Diktate an den richtigen Arbeitsplatz gelangen und dort in der richtigen Reihenfolge möglichst schnell abgearbeitet werden können. Ohne "Workflow"-Kriterien ist es nur schwer möglich, dafür zu sorgen, dass die Diktate von Autor "Müller" mit dem Aktenzeichen "ABC123" und der Priorität "1" genau dorthin gelangen, wo sie hingehören.

Schiebeschalter oder Drucktasten

Auch für digitale Diktiergeräte gibt es die Grundbedienung für den Daumen (Spulen, Aufnahme, Stop, Wiedergabe) als Schiebeschalter oder Drucktasten. Wählen Sie hier aus, welche der beiden Möglichkeiten Ihr Diktiergerät haben soll bzw. an welches System Sie gewöhnt sind.

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Akkus oder Batterien

Grundsätzlich können die vorgestellten Diktiergeräte mit herkömmlichen Batterien betrieben werden. Soll Ihr neues Gerät Akkus direkt im Gerät laden können oder reicht Ihnen der Batteriebetrieb? Batterien eignen sich für den gelegentlichen Einsatz, Akkus für den täglichen Gebrauch.

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Neueinstieg oder Nachkauf?

Wenn Sie erstmals digitale Diktiertechnik kaufen, haben Sie die freie Wahl, was den Hersteller angeht. Sollten Sie allerdings an Ihrem Arbeitsplatz bereits digitale Diktiertechnik eines Herstellers einsetzen, ist es anzuraten, bei diesem zu bleiben.

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Diktieren oder Mitschneiden?

Diktiergeräte sind dafür optimiert, sie in der Hand zu halten und direkt hineinzusprechen. Zum Mitschneiden von Vorlesungen, Tagungen, Interviews oder Meetings eignen sich Interview- oder Konferenzrecorder, mit denen Sie wiederum nicht diktieren können.

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Mac oder PC?

Nicht alle Hersteller bieten Kompatibilität für alle Betriebssysteme, insbesondere wenn Sie einen Apple Macintosh einsetzen, liefert nicht jeder Hersteller hierfür eine Software. Wählen Sie hier aus, ob Sie Windows- oder Mac-Anwender sind.

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PC-unabhängig?

Professionelle Handdiktiergeräte sind normalerweise integraler Bestandteil einer Softwarelösung, die Diktatverwaltung, -bearbeitung, -verteilung in einem Computernetzwerk übernimmt. Was aber, wenn Sie gar keinen Computer am Arbeitsplatz benutzen oder keine Software installieren können oder wollen?

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Farbe oder schwarz/weiß

Es mag nicht das wichtigste Kriterium sein bei der Entscheidung für ein digitales Diktiergerät, aber einige Hersteller bieten hervorragend auflösende Farbdisplays für ihre Diktiergeräte an. Aufgrund des größeren Kontrasts können hier auch mehr Informationen untergebracht werden als auf Schwarz/Weiß-Displays.

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Besondere Sicherheits-erfordernisse?

Moderne digitale Diktiergeräte melden sich als Wechselspeicher an einem PC an. Das heißt, mit solchen Geräten lassen sich - wie auf einem USB-Stick - auch Dateien vom PC auf die Speicherkarte übertragen. In besonders sicherheitsrelevanten Umgebungen ist dies unerwünscht/verhindert und Sie benötigen ein Gerät, das diesen Erfordernissen Rechnung trägt.

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